Depois de falarmos sobre a necessidade de termos objetivos claros em uma reunião, hoje pensaremos em sua pauta, no tempo a ela destinado, e no mediador responsável por sua condução, sendo estes alguns dos principais atores de uma reunião de sucesso.
Infelizmente a situação mais corriqueira na maioria das empresas é a de gestores que, quando possuem pauta, informam aos interessados somente na hora do evento. Como resultado desta ação algumas situações improdutivas podem ocorrer. A primeira é caracterizada pela pequena participação em momentos de brainstorming, impedindo maiores avanços na direção desejada. Ou ainda ausência de ideias, pois os participantes, salvo alguns que possuem conhecimento prévio do assunto, não têm tempo hábil para o desenvolvimento destas.
Portanto se realmente desejamos objetividade e produtividade referentes aos assuntos a serem tratados, devemos dar aos participantes previamente selecionados, a oportunidade de preparo para que se possa apenas discutir sugestões já arquitetadas, evitando que esta ação seja feita no momento da reunião, gerando assim grande perda de tempo.
A produtividade de nosso dia de trabalho, como já vimos em outros artigos, passa pela otimização de nosso tempo. Uma reunião sem horário de término previsto desestabiliza a agenda de todos os participantes, ou ainda pior, por saberem que naquele dia haverá reunião, desmarcam todos os compromissos, deixando de produzir o previsto e por consequência gerando prejuízos para a empresa.
Dessa forma, a grande dica é a determinação de horário de início e de término, devendo, necessariamente, o tempo ser controlado pelo mediador ou outro participante, que deverá informar alguns minutos antes sobre o seu encerramento.
Obviamente, em alguns casos, podem ocorrer situações que exista a necessidade de alongamento do momento destinado ao evento, exemplo, nos casos de reuniões de urgência. Desde que mesmas não tenham sido criadas pelos próprios gestores, quando deixam de reunir suas equipes em tempo hábil, levando-as a tomar decisões de última hora, diminuindo assim a possibilidade de êxito.
No caso de uma grande quantidade de assuntos a serem tratados, é conveniente que a pauta seja dividida em partes que deverão ser discutidas em dias diferentes, evitando a fadiga dos interessados.
O mediador, como pudemos observar, é uma figura de grande importância neste momento, pois é este o ator responsável pela objetividade, leveza, perspicácia, descontração e gerenciamento do tempo. Se este for centralizador, vaidoso, ditador ou sem pulso pode colocar o tempo de todos os envolvidos a perder.
O mediador deve ter em mente que a reunião precisa terminar com um registro de todas as decisões tomadas em uma ata, bem como, as ações decorrentes, os responsáveis por estas e os prazos para seu cumprimento. Portanto seu direcionamento deve buscar, em última instância, as ações voltadas para o objetivo principal da reunião. Tem ainda a tarefa de evitar a fuga do foco principal, buscando manter a todos na direção correta dentro do tempo estipulado.
Sendo assim devemos verificar em nossos locais de trabalho a existência destes atores aqui descritos e se estes estão sendo empregados de forma produtiva e eficaz, evitando assim que nossas reuniões sejam chatas e pior do que isto, nos faça perder um tempo precioso que não volta mais.
Devemos ter sempre em mente que quando perdemos tempo em momentos improdutivos, terminamos levando trabalho para casa e acabamos esquecendo o que é mais importante, no meu caso é minha família e para você o que é mais importante?
Para uma breve reflexão, leia a ilustração abaixo de autor desconhecido:
“Não esqueça o principal”
Conta a lenda, que certa vez uma mulher pobre com uma criança no colo, ao passar na entrada de uma caverna, escutou uma voz misteriosa que lá de dentro dizia:
– Entre e apanhe tudo o que você desejar, mas não esqueça o principal. Lembre-se, porém de uma coisa: Depois que você sair, a porta se fechará para sempre! Portanto, aproveite a oportunidade, mas não esqueça o principal…
A mulher entrou na caverna, e lá encontrou muitas riquezas. Fascinada pelo ouro e pelas joias, pôs a criança no chão e começou a juntar ansiosamente tudo o que podia em seu avental.
A voz misteriosa então, falou novamente:
– Você só tem oito minutos.
Esgotados os oitos minutos, a mulher carregada de ouro e pedras preciosas, correu para fora. Lembrou-se então, que a criança ficara lá dentro e que a porta estava fechada para sempre!
A riqueza durou pouco, e o desespero durou para toda a vida.