O tema de hoje é ARQUIVAMENTO. É comum na fase de processamento da informação, a displicência e a procrastinação das ações a serem tomadas, pois normalmente a informação chegou a seu destino e suas ações já foram providenciadas, gerando uma falsa impressão de que nenhuma informação processada tem utilidade para utilização futura.
Normalmente um arquivamento eficiente de informações somente passa a ser visto como importante quando não cabe mais papel nas gavetas e armários, quando o computador começa a ficar sem espaço em seu HD, ou quando algum prejuízo é gerado pela não localização em tempo hábil de uma informação preciosa. Ressaltamos ainda que a poluição visual da tela de um computador e a circulação em ambientes estreitos por acúmulo de arquivos ou mesmo papéis jogados e desorganizados, gera no profissional desestímulo para o trabalho, sensação de impotência em suas ações, péssima impressão de desempenho por parte do chefe ou de clientes e em última instância uma provável perda de sua produtividade pessoal.
Obviamente existem informações que, após processadas, de fato perdem sua utilidade. Mas como saber se existe a necessidade de arquivamento? Como identificar se realmente precisaremos das ditas informações no futuro? Esta dúvida pode ser tirada conforme a resposta obtida das seguintes perguntas: Desfazendo dessa informação, tenho onde consegui-la novamente de forma rápida e prática? A informação possui algum valor legal ou existe alguma legislação que prevê sua manutenção em arquivos por período de tempo determinado? Que prejuízos, a perda desta informação causaria em minha empresa?
Após um julgamento eficiente, e se verificada a necessidade de arquivamento, o próximo passo é saber como realizar o arquivamento. Para fins didáticos dividiremos os arquivamentos em digital e físico. Em qualquer um dos processos é interessante criar uma sequência de ações, discriminando o passo a passo da informação desde sua ciência até que seja depositada em local específico.
Tratando das informações digitais, devemos nos preocupar principalmente com o backup e com a divisão das pastas. Normalmente só colocamos o sinal de trânsito quando acontece o acidente não é mesmo? Com o backup acontece o mesmo, só decidimos armazenar nossas informações digitais de forma periódica quando perdemos nossas informações, por exemplo, na queima de um HD, quando temos nosso aparelho notebook roubado e etc. O fato é que imprevistos acontecem e um backup periódico pode nos poupar tempo na construção ou busca de arquivos que já tínhamos prontos. A dica é a realização de um backup semanal em um HD externo ou na própria rede mundial, em locais como o drive do Google ou no Overnote por exemplo.
Outro fator a ser observado é a criação de pastas para o arquivamento das informações. Quanto a esse aspecto devemos ter sempre em mente o tempo que levaremos para encontrar o arquivo. Portanto aqui a grande dica é personalizar nossas pastas conforme nosso contexto de trabalho. Por exemplo, se trabalhamos com clientes podemos dividir as pastas pelos nomes dos clientes e jogar nelas todas as informações referentes a eles, tendo ainda a possibilidade de criar subpastas para o arquivamento de documentos recorrentes. A disposição destas pastas em nossa área de trabalho também deve ser levada em consideração, pois é muito comum nos depararmos com áreas de trabalho completamente preenchidas com documentos soltos, gerando uma demanda de tempo maior em sua busca, diminuindo, portanto, nossa produtividade.
No próximo artigo daremos algumas dicas sobre o arquivamento da informação física, mostrando, em uma breve abordagem, a necessidade de um arquivamento eficaz e como fazê-lo de forma prática e viável.