Continuando a falar sobre ladrões de tempo, no que se refere às informações digitais na esfera profissional, trataremos neste artigo especificamente sobre o processamento da informação digital.
No artigo da semana passada, percebemos a importância do recebimento organizado de mensagens digitais adotando procedimentos e software que melhoram sobremaneira a produtividade profissional individual e por consequência a organizacional. O passo seguinte ao recebimento é o processamento da informação. Um processamento eficaz pode aumentar em até 30% o ganho de tempo e produtividade em qualquer atividade profissional. Não pretendemos aqui determinar o processamento ideal para você ou sua empresa, mas apenas fornecer algumas dicas que podem nortear um processo personalizado, visando atender as demandas específicas de seu negócio.
Após o recebimento de uma informação existem algumas ações básicas que podem ser executadas na fase do processamento: resolvê-la imediatamente, agendá-la como tarefa para uma data específica, delegá-la para outra pessoa ou passá-la para a fase do arquivamento.
A decisão de resolução imediata de uma informação digital está ligada ao tempo de execução da ação solicitada ou a importância desta. Existe um consenso entre vários autores de livros sobre gestão de tempo, que indicam o tempo de dois minutos como sendo o tempo limite, para o processamento imediato de uma solicitação digital. Acima de dois minutos é aconselhável agendar para outro momento, pois se entende que acima deste tempo a ação solicitada provavelmente exige um planejamento ou análise mais detalhada que possam gerar um maior nível de eficácia. No entanto as informações que se enquadrarem nessa média de tempo DEVEM ser respondidas imediatamente, pois ao serem reavaliadas em data posterior demandam um tempo maior para a lembrança do que se tratava, de sua importância e de sua pertinência.
A importância da ação solicitada também é um fator básico a ser considerado. Por vezes recebemos solicitações importantes que devem ser respondidas de imediato ou em prazos menores que vinte e quatro horas e infelizmente tais situações são comuns e tendem a desequilibrar nosso planejamento semanal. Entretanto tais solicitações, pela sua imprevisibilidade, não devem ser motivo de irritação ou stress, pois temos que ter em mente que não somos os senhores de todas as coisas e o imprevisto faz parte da vida de qualquer ser humano na face da terra. A dica é negociar com o chefe ou cliente uma extensão de prazo ou adaptar-se rapidamente ao imprevisto, jogando atividades mais flexíveis para uma data posterior.
Gostaria, todavia, de chamar a atenção para algumas situações de urgência, criadas por nós mesmos, que devem ser observadas e analisadas no intuito de serem evitadas. Por exemplo, se alguém deve confeccionar determinado relatório para daqui a duas semanas e deixa para iniciá-lo apenas um dia antes da entrega, corre o risco de transformar algo que poderia ter sido planejado, em algo urgente, pois um dia antes podem acontecer vários imprevistos como: queima de HD do computador, impressora danificada, problemas de saúde repentino seu ou de familiares, trânsito caótico e intrafegável até seu local de trabalho e vários outros acontecimentos ligados a fatores externos a você, que poderiam impedir a entrega programada. Dependendo do tempo de demanda para a confecção do relatório podem ser tomadas no mínimo duas ações. A primeira é separar um ou dois dias da semana exclusivamente para a confecção do relatório, de preferência na semana anterior a entrega, tirando qualquer outro compromisso da agenda. Outra saída é particionar o relatório, planejando a confecção diária de cada parte prevista para aquele dia, de forma que dois ou três dias antes da entrega o relatório esteja pronto.
Na próxima semana continuaremos a tratar sobre o processamento de informações, falando especificamente sobre agendamento utilizando o outlook e delegação de tarefas. Implante hoje esta ideia, não perca tempo pois TEMPO É VIDA!
