Hoje falaremos sobre um ladrão de tempo presente na vida de pessoas que tem como característica serem centralizadoras. Isso mesmo, uma pessoa com esse perfil traz consigo, via de regra, um ladrão de tempo embutido em sua rotina diária. Basta pensarmos sobre os blocos de tempo já comentados, se alguém tem por hábito a centralização, termina por não poder encaixar a grande quantidade de tarefas durante seu dia, levando-o a pelo menos duas possibilidades: levar o trabalho para ser terminado em casa ocasionando, de imediato, roubo de tempo de sua vida particular; ou a transferência da tarefa para data posterior, podendo tornar-se um problema no que diz respeito ao prazo de entrega da tarefa.
A solução óbvia, portanto, é DELEGAR. No entanto algumas perguntas devem ser respondidas antes da delegação de tarefas: Para quem delegar? Quando delegar? Como delegar?
A pessoa a quem vai ser delegada a tarefa, em princípio deve ter a capacidade de concluí-la. Ressalte-se que não necessariamente deve ter um conhecimento prévio do assunto, mas como dito deve possuir competência em termos de habilidade para a conclusão da tarefa.
Uma escolha inadequada pode causar frustração ou desânimo em quem recebeu a tarefa levando, em última instância, a uma desestabilidade na equipe de trabalho. Em contrapartida uma escolha apropriada tem como efeito positivo o envolvimento da pessoa em um projeto maior tornando-a importante no contexto produtivo da equipe e motivando-a a buscar novos conhecimentos e competências que até o momento não havia vislumbrado.
O momento de delegar é o verdadeiro martírio do centralizador, pois em sua predisposição mental somente ele vai executar a tarefa com perfeição e adota em sua mente o ditado “QUER QUE SEJA BEM FEITO FAÇA VOCÊ MESMO!”. No entanto, estamos falando de produtividade e qualidade de vida, temas que o gestor centralizador deve levar em conta na hora da decisão. Deve perguntar para si: Se não delegar estarei sendo produtivo e trazendo melhores resultados? Se não delegar precisarei levar o trabalho para casa com a finalidade de entregar no prazo e prejudicarei minha qualidade de vida? A resposta a estas perguntas deixa clara a necessidade da delegação de algumas tarefas.
Porém nem todas as tarefas devem ser delegadas. A sugestão para saber quando pode haver delegação é avaliar a complexidade e o impacto nos resultados da empresa. A tarefa de arquivamento de documentos de um determinado setor, comparado a apresentação de um novo produto a um potencial cliente, assinala essa diferença. Percebemos que a primeira pode perfeitamente ser delegada, pois além de ser de simples execução, um possível erro não causaria, de imediato, um grande prejuízo a um determinado setor ou a organização como um todo, fato que não ocorre na segunda tarefa, pois se mal executada pode trazer um resultado aquém do esperado em uma meta de vendas da empresa, impactando negativamente seu faturamento.
Como delegar, é sem dúvida o calcanhar de Aquiles de qualquer gestor. É comum gestores cometerem erros de execução depois de terem decidido o momento e pessoa adequados à tarefa, por isso destaco alguns fatores que devem ser observados:
- Treine a pessoa antes de entregar-lhe a tarefa;
- Fiscalize periodicamente antes do término do prazo;
- Certifique-se se ela realmente entendeu o objetivo da tarefa;
- Evite delegar com prazos apertados;
- Não detalhe como ela vai executar, você pode estar inibindo a criatividade da pessoa;
- Peça sugestões na hora de delegar.
Por fim, devemos ter sempre em mente que quando delegamos ganhamos tempo para realizarmos o que de fato nos traz mais resultados na vida profissional e pessoal.