Se pudéssemos eleger hoje as principais ferramentas de gestão de tempo, sem dúvida alguma a agenda estaria entre elas. O fato é que muitas pessoas sabem que a sua elaboração é de suma importância para o alcance de suas metas e uma gestão de tempo eficaz, no entanto após serem confeccionadas, estas não chegam à fase da execução diária, o que leva tais pessoas a abandonarem a utilização deste importante instrumento de produtividade.
Como então elaborar uma agenda exequível? Uma agenda que não nos faça perder tempo para sua elaboração e não ganharmos tempo em sua execução?
A primeira consideração que gostaria de fazer em resposta às perguntas acima, é que a confecção de sua agenda é personalizada, ou seja, não existe um modelo de agenda que atenda a todas as pessoas, sendo este um dos fatos que leva muitos a desistirem de utilizar suas agendas.
É comum, depois de percebermos a necessidade de uma agenda, comprarmos uma ou mesmo passarmos a utilizar software “X” ou “Y” em nossos notes ou celulares, no entanto, deixamos de levar em consideração um dos principais fatores que nos fará executá-la: nosso COMPORTAMENTO.
Como analista de perfil comportamental, posso afirmar que esse tem sido um dos calcanhares de Aquiles de muitos clientes na execução desta ferramenta. Embora todos os perfis sejam capazes de uma execução eficaz, existem aqueles que possuem maior facilidade de inclusão deste hábito em suas rotinas. Dessa forma a personalização passa necessariamente pelo comportamento que se sobressai na vida de cada pessoa, ou seja, para os perfis que oferecem maior resistência, devem ser buscadas estratégias específicas de implantação e utilização correta da agenda, evitando dessa forma que alguns usuários se sintam prisioneiros de sua própria criação.
Outra consideração importante, é termos claro em nossas mentes o ganho que podemos ter quando realizamos nossos planejamentos e os colocamos em um local específico, seja em folhas de papel ou em aparelhos eletrônicos. Isso mesmo, muitas pessoas deixam de fazer suas agendas por não terem ideia do resultado positivo que tal ação poderia trazer em suas vidas.
Conheço pessoas que passaram a executar seus planejamentos e chegaram a economizar até trinta por cento de seu tempo de trabalho e como tempo é dinheiro, podemos dizer que ela ganhou trinta por cento a mais no final do mês, sem falar da diminuição drástica do stress gerado pelas ações urgentes do dia a dia.
O fato de pensarmos nos possíveis resultados alcançados, nos mantém longe da possibilidade de uma procrastinação consciente. É o motivo real, que nos mantém focados em nossas metas e por consequência na execução de nossas agendas.
Gostaria que entendêssemos alguns conceitos descritos por Christian Barbosa em seu livro “A Tríade do Tempo”:
– ATIVIDADES IMPORTANTES: refere-se a todas as atividades que você faz e que são significativas em sua vida – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você coloca seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizado. O que é importante tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.
– ATIVIDADES URGENTES: reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou se esgotou. São as atividades que surgem em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.
-ATIVIDADES CIRCUNSTANCIAIS: estas, por sua vez, cobrem as tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas. É a esfera da estrada que não leva a lugar algum, que não traz resultados, apenas frustrações.
Cientes destes conceitos vamos então passar a pontuar algumas dicas que podem nos dar uma orientação básica para a elaboração de nossa agenda.
Dica 1 – Relacione quais as pessoas mais importantes de sua vida:
Pense que se não destinarmos um tempo para investirmos nas pessoas mais importantes para nós, estas têm uma grande possibilidade de, em pouco tempo, não nos acharem tão importantes para elas.
Vamos encerrar por aqui, mas na próxima semana continuaremos trabalhando a confecção de nossa agenda, de forma que esta venha a facilitar o alcance de nossas metas. Boa semana!
